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4 Motivos Para Deixar As Planilhas De Lado

4 Motivos Para Deixar as Planilhas de Lado

Sabemos que as planilhas de Excel ainda são bastante populares entre alguns gestores, afinal, não há dúvidas de que o programa é bastante útil, no entanto, de acordo com a revista Forbes, quase todas as planilhas contêm erros. O problema não para por aí, então vamos listar 4 motivos pelos quais você deve deixar as planilhas de lado e adotar o quanto antes um sistema para gestão hoteleira.

Tempo

Como já mencionamos, o Excel dá muita margem para erros, o que gera retrabalho e muita confusão.

É difícil calcular exatamente quanto tempo é gasto com os processos manuais realizados com as planilhas do Excel, mas, sabemos que é significativo.

Muitas vezes, diversas pessoas da equipe utilizam o mesmo arquivo para gerenciar despesas, reservas, disponibilidade, e quanto mais pessoas alterarem uma planilha, maiores as chances de erro, ou seja, o menor dos problemas nesse caso, seria a perda de tempo.

Erros de gerenciamento

Curiosidade: 90% das planilhas contém erros e quase 100% das que têm mais de 200 linhas contém um erro. A PricewaterhouseCoopers conduziu um estudo que mostra o quão imprecisas as planilhas de Excel são. Inclusive, grandes empresas americanas descobriram da pior forma sérios erros em suas planilhas, e acabaram sofrendo as consequências. Alguns exemplos:

  • Em seus controles, a Fannie May teve um aumento indevido de ganhos em 1.3 bilhão de dólares devido ao erro em uma só planilha.
  • Erros em planilhas da Kodak fizeram com que novos balanços tivessem que ser divulgados com perdas de 11 milhões de dólares de faturamento.

Se uma empresa desse porte e com centenas de contadores pode sofrer com os erros do Excel, seu estabelecimento também pode, concorda?

Falhas na comunicação

O Excel oferece poucos dispositivos de segurança capazes de prevenir que os usuários alterem funções, títulos etc. Também é muito comum esquecermos de salvar alterações ou mesmo salvarmos arquivos duplicados. Por isso, se não houver uma boa comunicação entre todos da equipe, os erros são bastante prováveis.

Alguns exemplos do dia a dia em que as planilhas  podem acabar atrapalhando sua gestão:

1: Seus recepcionistas usam planilhas para gerenciar as reservas e os e-mails de confirmação. Durante o turno da manhã, o recepcionista 1 envia vários e-mails de confirmação, mas se esquece de marcá-los. Mais tarde, o recepcionista 2 entra e acha que os e-mails ainda não foram enviados, e então refaz todo o trabalho, gerando confusão e perda de tempo.

2: Suas reservas são atualizadas no Excel várias vezes ao dia, tudo isso enquanto outras reservas e cancelamentos acontecem a todo o momento via agências online. Entre atualizações no Excel, hóspedes podem cancelar e reservar, fazendo com que suas planilhas fiquem quase sempre desatualizadas.

3: Um funcionário, acidentalmente, salva uma cópia da sua planilha. Você e outro funcionário abrem a versão antiga e a informação mais atual não está disponível, fazendo com que você opere um turno inteiro com base em informações incorretas.

Baixa segurança

Existem poucos, ou quase nenhum, dispositivos de segurança nas planilhas, fora isso, a maioria das empresas não as protege com senhas, logo, suas informações ficam facilmente acessíveis.

Outro ponto que acaba tornando-as pouco seguras, é o fato delas serem facilmente compartilhadas, ou seja, um funcionário pode duplicar as informações de forma simples.

Os sistemas para gestão hoteleira mais modernos são hospedados na nuvem e protegidos por senhas, o que os tornam muito mais seguros.

Como pode perceber, apesar das planilhas serem bastante úteis para algumas tarefas, não é muito recomendado que sejam usadas na gestão da sua propriedade. Conheça nossos planos aqui e seja bem-vindo ao futuro da gestão hoteleira.

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